Информация о датах проведения и теме Огонька или Холодка публикуется в информационном телеграм-канале сообщества —@RussianBurners_home.
Команды участников или индивидуальные участники подают заявки, где описывают концепцию проекта, предоставляют визуализацию, чертежи, смету.
Оргкоманда обрабатывает заявки в течение месяца и производит отбор. Анализируя заявки, команда рассматривает их с точки зрения ориентированности на творчество, соответствия нормам безопасности и ценностям сообщества.
После одобрения своего проекта, участники начинают активную подготовку, продумывают логистику, расходы и распределяют роли, получают промокоды на покупку билетов для команды.
В процессе подготовки оргкоманда взаимодействует с командами, курирует и помогает обеспечить максимально точную реализацию заявленного проекта.
За несколько дней до дней мероприятия начинается монтаж — заезд на место проведения, стройка, сбор и установка арт-объектов, организация быта.
После окончания Огонька — демонтаж: все разбирается, сжигается, сортируется и вывозится. Место проведения остается в том же (или в лучшем) виде как и до мероприятия.